Ako si zariadiť prácu v Open space priestoroch?

Ale napchať 60 ľudí do jednej miestnosti neznamená, že robíme tím . Fyzická blízkosť nie je zárukou spojenia ľudí do tímu , ani sa automaticky nepovzbudzuje tvorivosť a zvýšenie produktivity .

Otvoriť diskusiu o výhodnosti otvorených kancelárií
Otvorené pracovisko „open space“ určite vytvorí rozruch . To, že je často užitočné pre skupiny , ako sú predajné tímy , ale popritom tiež vedie k frustrácii a neustálemu vyrušovaniu, či už je to každodenný boj o klimatizácie alebo nemožnosť sa sústrediť. Súčasťou open space prostredia je aj forma „pracovného neporiadku“ ktorý je opticky viditeľný viac ako v menších kanceláriach.

Diskusia o vhodnosti open space kancelárií je vo svete v plnom prúde. Nedávna štúdia magazínu Journal of Psychology realizovala výskum a opýtala sa 42.000 amerických kancelárskych pracovníkov z 303 budov , niektoré s formou kancelárií v štýle open space a ďalšie v menších súkromných kanceláriách . Vedci došli k záveru , že veľkopriestorové rozloženie , ktoré sú nebezpeční kvôli " nekontrolovateľnému hluku a strate súkromia " boli prekonané uzavretými súkromných kanceláriami Iná štúdia zistila, extrémny odpor k hluku a rozptýleniu v práci v otvorených kanceláriách. Ľudia pracujúci v menších kanceláriách oceňovali schopnosť sústrediť sa na svoju prácu s čo najmenším počtom rozptýlenia ako je to možné .

Pracovné činnosti a úlohy ktoré sú zamerané na kreativitu sú obmedzené . Pre mnohých zamestnancov je prioritou jednoduché doručenie výsledku . Príliš veľká tímová spolupráca a neustále konzultácie môžu jednoducho viesť z cesty a môže dokonca viesť k pravému opaku kreativity : skupinovému mysleniu , zhoda na najjednoduchšom riešení , podporu k priemernosti a zlé kolektívne rozhodovanie .

Cesta vpred
Vzhľadom k tomu , že prevádzkové náklady organizácie vždy obsahujú náklady na kancelárske priestory , existujúce rozloženie kancelárií asi nie je možné zmeniť v dohľadnej dobe. Ale existujú možnosti ako prácu v open space kanceláriach mierne modifikovať a prispôsobiť potrebám. Časť zamestnancov sa snaží pracovať z domu alebo sú mimo kancelárie a svojho pracovného miesta . Ďalší zamestnanci využívajú možnosť flexibilných hodín a začínajú skôr alebo skončia neskôr , aby sa strávili určitý pracovný čas v pokoji . Z zvyšní si jednoducho dajú do uší slúchadlá. Dobrým znamením pre zamestnávateľov ale je fakt, že existujú spôsoby ako situáciu zlepšiť. Jednak je dôležité fungovanie kancelárie ako celku a nastavenie jasných pravidiel a za druhé osobné správanie každého zamestnanca.

Nastavenie základných pravidiel
Vytvorenie niektorých prevádzkových základných pravidiel a sociálnych protokolov je konštruktívny spôsob , ako získať čo najviac pohodlia v otvoreným kanceláriám a zároveň sa vyhýbať nástrahám . Ak je teplota problém , je nutné nastaviť striktné postupy , aby sa s tým každý vysporiadal a prestali bitky o klimatizáciu. Ak sa diskusia v priestoroch rozrastie pri stoloch a zvyšuje rozptýlenie ostatných, je dôležité presunúť diskusiu plánovane alebo neplánovane do rokovacích priestorov a dohodnúť postupy ich používania .

Rozvíjať kultúru rešpektovania
Problematika dôverného fungovaniach v open space kancelárii môže byť obzvlášť ťažká . Presklené zasadacie miestnosti nie sú miestom na zobrazenie snímok alebo flipcharty dôverných plánov . Niektoré stretnutia , ako je hodnotenie výkonnosti alebo disciplinárne konanie , by mali byť pred zrakmi verejnosti v rôznych častiach budovy alebo mimo pracoviska.

Prevzatie kontroly
Správanie je niečo , čo je pod našou priamou kontrolou . Byť v zdieľaných kancelárskych priestoroch neznamená , že musí byť k dispozícii pre ostatných za každých okolností . Môžeme si zostať toho vedomí, bez toho aby sme sa zapájali do diskusií. Napríklad , ak vezmeme, že sú zamestnanci, ktorí majú záujem dozvedieť sa všetko , čo sa deje , ľudia to budú vidieť a radšej budú preberať súkromné záležitosti mimo kancelárií.

Avšak každý si môže nastaviť vlastný spôsob práce v open space tak aby mu vyhovoval a zostal nerušený pri práci. Môžeme si vybrať , ktoré prerušenie povoliť . Niekedy to bude vhodné reagovať hneď , inokedy radšej požiadame dotyčného, aby sa pýtal alebo diskutoval neskôr .