Etika v e-mailovej komunikácii

Väčšina z nás klikne na ikonku „Odpovedať“ a naklepe rýchlu odpoveď. Nie vždy je však takáto forma prijateľná, preto si dnes povedzme, ako by sme mali správne reagovať na e-mail.

1. Na e-mail odpovedzte najneskôr do 48 hodín. Pokiaľ je to neskôr, respektíve, ak začínate komunikovať s niekým po dlhšej dobe, v krátkosti sa mu pripomeňte.

2. V e-mailoch, a už vôbec nie v tých pracovných, nepoužívajte smajlíky, obrázky, ale ani mnoho výkričníkov či otáznikov za sebou!!!!! Úplne stačí jeden.

3. Pozor si dávajte aj na to, komu píšete/odpovedáte. Niekedy totiž v kolónke „komu“ nie ste iba vy. V prípade, že si to nevšimnete a dáte „odpovedať všetkým“, môžete sa dostať do nepríjemností.

4. Predmet správy by mal byť jasný a „čistý“, tak aby si ho adresát vedel vyhľadať aj po dlhšej dobe.

5. V prípade, že sa chystáte posielať veľkú prílohu, vopred na to upozornite, alebo prílohu rozdeľte do dvoch e-mailov. Aj na to však upozornite adresáta. Rovnako ako predmet, aj prílohy by mali mať logické pomenovanie. Napríklad ako pri fotkách, kde nestačí tak iba číslo fotky, ktoré vygeneruje foťák.

6. Nepíšte zložité e-maily, v ktorým musíte veľa vysvetľovať. V takomto prípade je lepší telefonát či osobné stretnutie.

7. Nepíšte zbytočné hlúposti, najmä pokiaľ ide o pracovný e-mail. Po úvodnom oslovení, prejdite rovno k veci.

8. Skontrolujte si text v správe, skôr ako ju odošlete. Ide najmä o gramatické chyby, čiarky za oslovením a najmä váš podpis, funkciu a kontakt na vás na konci e-mailu.

9. Pokiaľ odchádzate na dovolenku, nastavte si automatickú odpoveď. Na jeden či dva dní voľna to nie je potrebné.

10. Pokiaľ máte firmu, nastavte všetkým zamestnancom rovnaký štýl e-mailu s logom vašej firmy a s rovnakým podpisom a kontaktom na firmu. Ide o to, že každý e-mail je akousi vizitkou vašej firmy i vašich zamestnancov.

11. Nepíšte súkromné informácie v pracovných e-mailoch. Za prvé preto, že šéf môže nahliadnuť do vašej komunikácie a za druhé preto, že sa to do práce nehodí. Na súkromnú komunikáciu využívajte váš súkromný e-mail.

12. Nepíšte e-mail v hneve. Pokiaľ aj ste nahnevaný, či už na podriadeného, kolegu či nadriadeného, nepíšte mu správu rozzúrený. Mohli by ste napísať niečo, čo by vás neskôr mrzelo (napríklad výpoveď).

13. Nerobte zo svojej správy SPAM, a teda nepíšte predmet a text veľkými písmenami.

14. Neoznačujte svoju správu ako „vysoko dôležitú“ príliš často a už vôbec nie šéfovi. Pri každej vašej „dôležitej“ správe by nadvihol obočie a za dôležité by nepovažoval už nič

15. Vaše e-maily si z času na čas pretrieďte, nepotrebné vyhoďte, potrebné označte, aby ste ich vedeli rýchlo nájsť. Poriadok musí byť aj v mailovej schránke.